Emprego à distância

21 agosto, 2019

Opinião

O segredo da produtividade

Produzir mais no menor período de tempo possível, mantendo a qualidade, é algo desejado. Numa época em que tanto se fala de equilíbrio entre vida pessoal e profissional, será este desejo assim tão difícil de concretizar?

06 setembro, 2019
O segredo da produtividade

Cada pessoa tem as suas próprias estratégias e métodos de trabalho. Não existe uma fórmula mágica que resulte com todas as pessoas. No entanto, no nosso caso, a estratégia para aumentar a produtividade que se tem revelado mais eficaz é a organização, que contribui também para a nossa motivação. Dada a sua importância, partilhamos contigo alguns dos truques que nos têm ajudado a fazer da organização um hábito:

•    Diz-me como está a tua secretária e eu digo-te como está o teu ambiente de trabalho
Hoje em dia, grande parte das tarefas laborais é realizada num dispositivo digital. Porém, os locais de trabalho parecem dizer o contrário. Faz uma seleção daquilo que é realmente necessário. Uma secretária desarrumada pode fazer-te perder o dobro do tempo. Além disso, a apresentação do nosso local de trabalho também influencia a nossa motivação, ou falta dela, para trabalhar. O que vemos na secretária é muitas vezes o reflexo do ambiente de trabalho do computador. Em alguns casos, os documentos estão espalhados e as pastas mal organizadas e isso pode vir a custar-te muito tempo. Organiza tudo de forma a que qualquer pessoa consiga encontrar o que necessita nas tuas pastas. Desse modo, na eventualidade de algo te impedir de ir trabalhar durante dias ou até mesmo semanas, os teus colegas estarão sempre preparados para te ajudar e tu farás o teu trabalho de forma mais rápida.

•    Será que é mesmo tudo importante?
Um dos grandes aliados da organização é a definição de prioridades! Há alturas em que tudo parece urgente, mas cada tarefa tem o seu grau específico de importância. Analisa a relevância de cada uma tendo em conta o seu deadline, o tempo que demora a sua conclusão, o número de pessoas que envolve e o valor que tem para o fluxo de trabalho e para os objetivos da tua equipa.

•    Usa a tua memória de longa duração
Depois de priorizares, torna-se mais fácil criares e organizares a tua to-do-list, apenas tens de anotar todas as tarefas que precisas de fazer de acordo com a sua importância. Se algum colega te pedir alguma coisa, regista-a nesse preciso momento para não te esqueceres. Podes fazer a tua lista num caderno, num documento excel ou até no word. Podes também contar com a ajuda de várias ferramentas grátis online, como é o caso do Trello. Para te organizares ainda melhor, atribui cores a cada tarefa, consoante o seu grau de urgência. Por exemplo, vermelho para as mais importantes e amarelo para as que podes fazer no dia seguinte. À medida que terminas cada tarefa, vai retirando o que já fizeste dessa lista. Este simples gesto permite-te medir a tua produtividade e evolução, tornando-se numa excelente fonte de motivação!

Nos dias em que não conseguires terminar o que tinhas planeado, procura perceber se a tua to-do-list está organizada da melhor forma ou se há algo que precisas de rever e alterar. Para além disso, sempre que algo ficar por terminar, questiona-te quanto à sua relevância. Tens mesmo de terminar nesse dia ou podes retomar no dia seguinte? Tem em conta as tuas responsabilidades, mas também os teus limites. Trabalhar num estado de exaustão pode vir a custar-te muito mais tempo e problemas, tanto profissionais como pessoais.

•    Tudo tem o seu tempo
Caso não tenhas deadlines, é fundamental que os definas, evitando maratonas de trabalho desnecessárias. É indiferente se utilizas o calendário do teu outlook, se colocas lembretes no teu telemóvel ou se recorres a outro método de alerta. O importante é que te certifiques que cumpres as tuas tarefas no período temporal definido. Caso seja possível, experimenta agendar as tarefas mais exigentes para as horas em que tens mais energia ou concluir primeiro as tarefas que não te agradam tanto, sabendo que a seguir vais fazer as que te dão mais prazer.

•    A união faz a força
Sempre que fizer sentido, delega, pede opiniões e partilha as tuas ideias. É tão importante ajudar como saber pedir ajuda.

•    Prepara-te para o que pode surgir
Ainda que frequentemente se diga que o melhor da vida é inesperado, no local de trabalho isto nem sempre se verifica. Na realidade, neste ambiente, o inesperado costuma adquirir um sentido perjorativo, dado que grande parte das vezes é urgente e dispomos de pouco tempo para tratar dele. Mas pode ser diferente! Sê flexível contigo mesmo: nem sempre vais conseguir fazer tudo exatamente como planeaste e isso pode ser positivo, uma vez que te permite desenvolver a tua capacidade de resposta e de adaptação. Em casos de maior stress, relativiza. Por norma, as situações nunca são tão difíceis ou preocupantes como nos parecem ser no momento em que ocorrem.

•    Lembra-te de respirar
Tira algumas pausas, consoante o que funciona melhor para ti e para o teu fluxo de trabalho. Mesmo que sejas uma daquelas pessoas que mal tem tempo para comer, existe solução! Experimenta levantar-te uma vez por hora para ires à casa de banho ou apenas para fazeres alguns alongamentos. O teu corpo vai agradecer e a tua mente também!

•    Planeia o dia seguinte
Antes de sair do escritório, olha para a tua to-do-list e assinala as tarefas para o dia seguinte. Dessa forma, quando regressares, podes começar logo a trabalhar, o que te permite poupar tempo e iniciar o dia com mais clareza e foco.

 

Podes colocar estas dicas em prática estas dicas já hoje, tanto para alcançares objetivos profissionais como pessoais. O mais importante é ires testando, de forma a perceberes aquilo que funciona melhor contigo, até porque existe sempre mais do que um caminho para o mesmo resultado!


Por: Departamento de Marketing 
Smart Consulting

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